Optimisation Complète du Cycle de Traitement des Commandes

Étude de Cas : Optimisation Complète du Cycle de Traitement des Commandes

Le Défi et Notre Approche

Une entreprise de distribution B2B, en pleine expansion, était confrontée à des défis croissants dans la gestion de son cycle de commandes. La réception des commandes via emails, fichiers Excel et appels téléphoniques, suivie de leur saisie manuelle dans leur ERP, générait des erreurs fréquentes (références produits, quantités, adresses de livraison) et des délais importants. Ce processus fragmenté et manuel entraînait des retards de livraison, une augmentation des coûts de service client pour traiter les réclamations, et une pression constante sur les équipes administratives. La visibilité sur l'état réel des stocks était également limitée, compliquant la confirmation rapide des commandes.

Notre collaboration avec cette entreprise a débuté par une phase d'audit et de cartographie détaillée de l'ensemble du processus de commande. Des ateliers avec les équipes commerciales, logistiques et administratives nous ont permis d'identifier précisément les points de friction, les tâches manuelles répétitives et les opportunités d'automatisation.

En nous appuyant sur ces informations, nous avons conçu et implémenté une solution d'automatisation personnalisée, principalement avec l'outil n8n, visant à :

1. Centraliser la réception des commandes : Mise en place de connecteurs pour extraire automatiquement les données des emails et des fichiers structurés, et les standardiser.
2. Automatiser la saisie et la validation : Création de flux pour valider les informations (ex: existence du client, disponibilité des produits en consultant l'ERP) et créer automatiquement les commandes dans le système central.
3. Synchroniser les stocks en temps réel : Assurer que toute validation de commande ou mouvement de stock soit immédiatement reflété dans l'ERP et, si applicable, sur une interface partenaire.
4. Générer et distribuer les documents : Automatisation de la création des bons de préparation pour l'entrepôt, des bons de livraison et des factures, puis envoi par email aux clients et services concernés.
5. Notifier les clients et les équipes : Mise en place d'alertes et de notifications automatiques informant les clients des étapes clés (confirmation, préparation, expédition avec numéro de suivi) et les équipes internes des actions requises ou des exceptions.

Résultats et Bénéfices

L'intégration de cette solution d'automatisation a produit des résultats transformateurs pour l'entreprise :

• Réduction de plus de 90% des erreurs de saisie liées aux commandes, diminuant ainsi significativement les litiges, les retours de marchandises et les avoirs.
• Diminution de 60% du temps moyen de traitement d'une commande, de la réception à la transmission à l'entrepôt, permettant une expédition plus rapide.
• Amélioration de la satisfaction client, reflétée par une baisse de 35% des appels au service client concernant le statut des commandes et une augmentation des retours positifs sur la communication proactive.
• Fiabilisation des données de stock, offrant une meilleure visibilité pour les prises de décision et réduisant les cas de vente de produits hors stock.
• Gain de productivité estimé à plus de 20 heures par semaine pour les équipes administratives, qui ont pu se réorienter vers des tâches à plus forte valeur ajoutée (suivi personnalisé des clients stratégiques, analyse des ventes).
• Optimisation des flux de trésorerie grâce à une facturation accélérée et une réduction des coûts opérationnels liés aux erreurs manuelles.

Cette refonte du cycle de commande a non seulement permis à l'entreprise de gérer plus efficacement son volume d'activité croissant, mais a également renforcé sa réputation en termes de fiabilité et de service client. L'infrastructure d'automatisation mise en place est conçue pour être évolutive et s'adapter aux futurs besoins de l'entreprise.

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